DPA — Accordo sul trattamento dei dati

1. Ruoli e oggetto

Titolare: la tua azienda. Responsabile: __________________________________, __________________________________, P.IVA ________________.

Oggetto: trattamento dei dati personali contenuti nel tuo spazio di lavoro, per la sola finalità di erogare il servizio Officina Tool Control secondo le tue istruzioni.

2. Categorie di dati e di interessati

• Interessati: utenti della tua azienda, referenti di clienti e fornitori, operatori indicati nelle fasi di produzione e nei controlli qualità.
• Dati: nome e cognome, email aziendale, telefono, ruolo e permessi, log delle attività svolte in piattaforma, eventuali note che inserisci nei documenti.
• Non sono richiesti né previsti dati particolari (art. 9 GDPR): ti impegni a non caricarne.

3. Durata e istruzioni

Il trattamento dura quanto il contratto di abbonamento. Trattiamo i dati solo su tua istruzione: la configurazione del servizio, gli utenti che abiliti e i contenuti che carichi costituiscono le istruzioni documentate. Se un’istruzione ci sembra in contrasto con la normativa te lo segnaliamo.

4. Riservatezza e persone autorizzate

• Accedono ai dati solo le persone autorizzate, vincolate alla riservatezza e istruite sul trattamento.
• L’accesso del nostro personale ai dati del cliente avviene solo per assistenza o manutenzione, per il tempo necessario e in modo tracciabile.

5. Misure di sicurezza (art. 32 GDPR)

• Cifratura del traffico in transito (HTTPS/TLS).
• Password conservate solo come hash, mai in chiaro; sessioni con cookie firmato e scadenza.
• Isolamento logico dei dati per azienda (multi-tenant) e permessi granulari per ruolo.
• Registro di audit delle modifiche sui documenti sensibili (qualità, componenti, allegati).
• Backup automatici giornalieri con procedura di ripristino verificabile dalla sezione Sicurezza.
• Dettagli completi nella pagina Sicurezza e backup.

6. Sub-responsabili

Ci autorizzi ad avvalerci dei seguenti sub-responsabili, ognuno vincolato da obblighi equivalenti a questo accordo:

• Fornitore di hosting e infrastruttura cloud dell’applicazione: infrastruttura cloud gestita nell’Unione Europea.
• Fornitore del database gestito MongoDB: infrastruttura cloud gestita nell’Unione Europea.
• Resend (Svezia/UE) per l’invio delle email di servizio.
• Fornitori di intelligenza artificiale per l’estrazione automatica dei dati dai documenti tecnici caricati (per esempio curve potenza/coppia dalle schede macchina).

7. Cambio di sub-responsabili

Se sostituiamo o aggiungiamo un sub-responsabile te lo comunichiamo via email agli amministratori con almeno 30 giorni di anticipo. Puoi opporti per motivi ragionevoli: in tal caso puoi recedere dall’abbonamento senza penali.

8. Trasferimenti fuori dall’Unione Europea

I dati sono conservati su infrastruttura nell’Unione Europea o in Paesi con decisione di adeguatezza. Eventuali trasferimenti verso altri Paesi avvengono sulla base delle Clausole Contrattuali Standard della Commissione Europea, con misure supplementari adeguate.

9. Assistenza al titolare

• Ti assistiamo nelle richieste degli interessati (accesso, rettifica, cancellazione, portabilità) mettendo a disposizione gli strumenti della piattaforma e, se necessario, supporto diretto.
• Ti assistiamo nelle valutazioni d’impatto (DPIA) e nei rapporti con l’autorità di controllo, per quanto riguarda il nostro trattamento.

10. Violazioni dei dati (data breach)

In caso di violazione dei dati personali ti informiamo senza ingiustificato ritardo e comunque entro 48 ore dalla presa di conoscenza, fornendo natura dell’evento, dati coinvolti, conseguenze probabili e misure adottate, così che tu possa valutare la notifica al Garante entro 72 ore.

11. Cancellazione o restituzione dei dati

Alla fine del contratto puoi esportare i dati dalla piattaforma (Excel e PDF) o richiederne una copia. Trascorsi 30 giorni dalla chiusura cancelliamo i dati e le copie di backup secondo i cicli di rotazione previsti, salvo obblighi di conservazione di legge.

12. Audit

Su richiesta scritta e con ragionevole preavviso ti forniamo le informazioni necessarie a dimostrare la conformità di questo accordo. Le richieste vanno inviate a __________________________.